本文件按照 GB/T1.1—2020《標準化工作導則 第1部分:標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。
  請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。
  本文件由國家檔案局提出并歸口。
  本文件起草單位:中央檔案館檔案資料保護部、國家檔案局科技信息化司、上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司。
  本文件主要起草人:黃麗華、郝晨輝、王大眾、馮劍波、劉璐、孫源、袁嘉新。

  電子檔案的移交接收是電子檔案管理流程的重要環(huán)節(jié)之一，本文件可作為指導各檔案機構(gòu)電子檔案移交接收工作的依據(jù)，用以規(guī)范電子檔案移交接收的操作流程，提高電子檔案移交接收的程序規(guī)范性,實現(xiàn)電子檔案管理能力的提升。

1 范圍
  本文件明確了電子檔案移交接收的工作流程,規(guī)定了電子檔案移交接收準備工作和電子檔案移交接收操作的要求。
  本文件適用于檔案移交單位與檔案館之間的電子檔案移交接收操作,其他機構(gòu)之間的電子檔案移
  交接收操作可參照使用。

2 規(guī)范性引用文件
  下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
  GB/T18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
  GB/T33190—2016 電子文件存儲與交換格式版式文檔
  GB/T39362—2020 黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范
  GB/T39784—2021 電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求
  DA/T38—2021 檔案級可錄類光盤 CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應用規(guī)范
  DA/T46—2009 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案
  DA/T47—2009 版式電子文件長期保存格式需求
  DA/T54—2014 照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案
  DA/T63—2017 錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案
  DA/T74—2019 電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應用規(guī)范
  DA/T75—2019 檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范
  DA/T85—2019 政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范

3 術(shù)語和定義
  下列術(shù)語和定義適用于本文件。
3.1
  電子文件 electronicdocument
  國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中,通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。
  [來源:GB/T18894—2016,3.1]
3.2
  電子檔案 electronicrecord
  具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息的集合。
  [來源:GB/T18894—2016,3.2,有修改]
3.3
  移交 transfer
  按照國家規(guī)定將電子檔案的保管權(quán)交給檔案館的過程。
  [來源:DA/T58—2014,3.7]
3.4
  接收 accession
  檔案館按照國家規(guī)定收存電子檔案的過程。
  [來源:DA/T58—2014,3.8]
3.5
  信息包 informationpackage
  由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。
  [來源:DA/T58—2014,2.8]
3.6
  移交信息包 transferinformationpackage
  由檔案移交單位向檔案館進行移交的信息包。
3.7
  元數(shù)據(jù) metadata
  描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。
  [來源:DA/T58—2014,2.16]
3.8
  內(nèi)容數(shù)據(jù)contentdata
  電子文件或電子檔案中包含的數(shù)字對象。
  [來源:GB/T39362—2020,3.6,有修改]
3.9
  電子印章electronicseal
  一種由制作者簽名的包括持有者信息和圖形化內(nèi)容的數(shù)據(jù),可用于簽署電子文件。
  [來源:GB/T33481—2016,3.4]

4 電子檔案移交接收工作流程
  電子檔案移交接收工作流程一般包括檔案移交單位組織電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、形成登記表和提交電子檔案移交信息包,檔案館簽收電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、辦理交接手續(xù)和入庫電子檔案等步驟(見圖1)。

5 電子檔案移交接收工作準備
5.1 電子檔案移交工作準備

  5.1.1 在線移交工作準備

  檔案移交單位應通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)向檔案館移交電子檔案,配備相應的應用系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備,應用系統(tǒng)應具有開放性和可擴展性,滿足 GB/T39784—2021中5.1、5.2的要求。
  涉密電子檔案的在線移交接收應嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。
  5.1.2 離線移交工作準備
  檔案移交單位應配備符合安全管理要求的光盤、硬磁盤等存儲載體,存儲載體的選擇和檢測應符合DA/T38—2021、DA/T74—2019、DA/T75—2019的要求。
  涉密電子檔案的離線移交應使用涉密離線載體單獨移交,并嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

5.2 電子檔案接收工作準備
  檔案館應按照電子檔案移交接收工作相關(guān)要求做好電子檔案接收的各項準備工作。
  檔案館應配備符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)、應用系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備,應用系統(tǒng)的功能應滿足 GB/T39784—2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的要求。

5.3 電子檔案移交數(shù)據(jù)的準備
  5.3.1 電子檔案移交數(shù)據(jù)的組成
  移交的電子檔案數(shù)據(jù)主要包括電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)等。
  5.3.2 電子檔案目錄數(shù)據(jù)準備
  電子檔案一般以件為單位進行管理,其目錄數(shù)據(jù)項目應至少包括:順序號、檔號、責任者、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等。
  電子檔案以多層級進行管理的,其目錄數(shù)據(jù)項宜按照 DA/T18、DA/T39、DA/T50、DA/T78、DA/T85的要求進行設(shè)置,并保持各層級之間的關(guān)聯(lián)。
  5.3.3 電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)準備
  電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型和格式應符合 GB/T18894—2016中8.3、GB/T33190—2016、GB/T39362—2020的第9章、DA/T47—2009的要求。
  5.3.4 元數(shù)據(jù)準備
  文書類電子檔案的元數(shù)據(jù)應符合 DA/T46—2009、GB/T39362—2020中7.2、DA/T85—2019中8.1、8.2、8.3的相關(guān)要求,照片類電子檔案的元數(shù)據(jù)應符合 DA/T54—2014的要求,錄音錄像類電子檔案的元數(shù)據(jù)應符合 DA/T63—2017的要求,其他門類電子檔案的元數(shù)據(jù)項應符合相關(guān)標準要求。

6 電子檔案移交
6.1 組織電子檔案移交信息包
  6.1.1 確定待移交電子檔案
  檔案移交單位應按照電子檔案移交范圍和時間要求確定待移交電子檔案,并按照附錄 A 中表 A.1的樣式生成《電子檔案移交清單》。《電子檔案移交清單》應與電子檔案共同移交。《電子檔案移交清單》應采用版式文件格式或由檔案移交單位與檔案館雙方約定文件格式。
  6.1.2 編制移交說明文件
  檔案移交單位應編制說明文件，存放與移交電子檔案有關(guān)的信息,包括電子檔案的移交單位、內(nèi)容描述、起止檔號、檔案數(shù)量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環(huán)境和其他有助于說明移交電子檔案的信息。
  采用離線移交方式時，說明文件中還應包括離線移交的載體參數(shù)(如載體類型、載體容量等)、載體編號、載體數(shù)量、載體制作單位和載體檢查單位等信息。
  6.1.3 形成移交信息包
  檔案移交單位應對電子檔案移交清單與待移交電子檔案的一致性進行檢查，確認無誤后，導出待移交電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，形成電子檔案移交信息包。電子檔案移交信息包的存儲結(jié)構(gòu)參見附錄 B，也可按照 DA/T48的要求進行組織。
6.2 檢測電子檔案移交信息包
  檔案移交單位應對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，檢測合格后方可提交。電子檔案移交信息包的檢測方案宜按照 DA/T70—2018中5.2的要求執(zhí)行。
6.3 形成登記表
  檔案移交單位在提交電子檔案移交信息包之前應按照附錄 C 表 C.1給出的樣式和內(nèi)容將相關(guān)信息寫入《電子檔案移交接收登記表》。
6.4 提交電子檔案移交信息包
  檔案移交單位宜采用在線方式,使用相關(guān)應用系統(tǒng)向檔案館提交電子檔案移交信息包。
  采用離線移交方式時,檔案移交單位應按規(guī)定方式將電子檔案移交信息包存儲在準備好的離線存儲載體上。存儲電子檔案移交信息包的載體或載體盒上應標注可反映其內(nèi)容的標簽,載體和載體盒的標注方法參見附錄 D。

7 電子檔案接收
7.1 簽收電子檔案移交信息包
  檔案館收到電子檔案移交信息包后,應向檔案移交單位進行確認。在線移交時,可通過應用系統(tǒng)簽收功能或系統(tǒng)日志記錄等方式進行確認。離線移交時,可將簽收人、簽收時間等信息記錄到《電子檔案移交接收登記表》(見附錄 C)上。
7.2 檢測電子檔案移交信息包
  檔案館應對簽收的電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測,檢測方案宜按照 DA/T70—2018的5.2執(zhí)行。檢測不合格時應將電子檔案移交信息包退回檔案移交單位，并將檢測結(jié)果信息一并退回,移交單位應重新組織提交。
7.3 辦理交接手續(xù)
  檢測合格后,檔案館與檔案移交單位應辦理電子檔案交接手續(xù),填寫完成《電子檔案移交接收登記表》(見附錄 C)，由交接雙方確認,各自留存。
  如具備符合國家有關(guān)要求的電子印章系統(tǒng)或其他形式可確保《電子檔案移交接收登記表》上電子印章的有效性,《電子檔案移交接收登記表》可采用電子形式辦理和保存;否則應以紙質(zhì)形式蓋章留存。
7.4 入庫電子檔案
  檔案館將接收的電子檔案納入檔案數(shù)字資源庫管理,妥善保存電子檔案移交信息包、《電子檔案移交清單》和《電子檔案移交接收登記表》,完成電子檔案移交接收工作。
  表 A.1規(guī)定了電子檔案移交清單的樣式。
  圖 B.1給出了以“件”的方式整理的電子檔案移交信息包結(jié)構(gòu)的示例。

  圖B.1中,說明文件命名為“說明文件.TXT”,存放與移交電子檔案及其載體有關(guān)的信息,包括離線移交時的載體參數(shù)(如載體容量、載體類型等)、載體編號、載體制作單位、載體檢查單位，以及電子檔案的移交單位、內(nèi)容描述、起止檔號、檔案數(shù)量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環(huán)境和其他各種有助于說 明移交電子檔案及其載體的信息。說明文件的模板見示例1:
  示例1:
  圖B.1中，目錄文件命名為“目錄文件.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對應，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進行描述。以“件”的方式管理為例，目錄文件 XML信息格式見示例2(encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”)。
       示例2:

  圖 B.1中的全宗文件夾下，按分類層次組織文件夾，電子檔案文件夾以檔號命名，存放電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)。
  圖 B.1中的其他文件夾命名為“其他”，存放各種與此次移交接收工作相關(guān)的文件，可包括:電子檔案移交清單、元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號規(guī)則、內(nèi)容數(shù)據(jù)命名規(guī)則、固化驗證信息和交接過程信息(包含移交接收過程元數(shù)據(jù)和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件)等。